Faktura – dokument sprzedaży potwierdzający zaistniałą transakcję pośredniczących ze sobą stron. Faktura może być wystawiana w formie elektronicznej (e-faktura), jak i papierowej. Wystawienie i przekazanie faktury powoduje powstanie obowiązku podatkowego.

Faktura VAT – szczególny rodzaj rachunku wystawiany przez podatników podatku VAT, podlegający osobnym przepisom. Faktura VAT nie musi posiadać określenia rodzaju faktury: „faktura VAT”, wystarczy samo określenie „faktura”.

Faktura powinna być wystawiona przynajmniej w dwóch egzemplarzach. Przy czym nie obowiązuje już rozróżnienie na „oryginał” i „kopię” faktury.

Faktura musi posiadać niezbędne elementy danych^[1], aby mogła być uznana za fakturę. Obowiązek umieszczenia na fakturze szczegółowych danych jest wymagany przez Ustawę o podatku od towarów i usług^[2], co oznacza, że niespełnienie tego wymogu wiąże się z konsekwencją prawną^[3][4].

Faktura musi posiadać szczegółowe dane o transakcji:

• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,
• strony kupna-sprzedaży: sprzedawca i nabywca,
• specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, liczba, cena, wartość,
• dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
• podsumowanie łącznej należności,
• informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty,
• informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne,
• podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce wymagane wyłącznie w przypadku faktury VAT RR, wystawianej w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi).

Zgodnie z ustawą o VAT faktura powinna zawierać^[1]:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

W obecnie obowiązujących przepisach prawa opatrzenie faktury datami wygląda następująco:

• „Data wystawienia” – pozostaje bez zmian, jest nadal umieszczana na druku dokumentu faktury,
• „Data sprzedaży” jest zastąpiona przez „datę dokonania/zakończenia dostawy towarów” – zamiast daty sprzedaży obecnie podaje się „datę dokonania dostawy towarów lub zakończenia dostawy towarów”. Przy czym nie ulega wątpliwości, że data sprzedaży stanowi w istocie datę wykonania danej czynności, czyli datę dostawy towaru lub też datę wykonania usługi^[3]. Informacja ta nie jest bezwzględnie wymagana – umieszcza się ją tylko na fakturze w przypadku, gdy ta data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Oprócz obowiązkowych elementów danych^[1] na fakturze muszą znaleźć się także oznaczenia typowe dla określonego rodzaju statusu podatnika. Oznaczenia powinny być dodane w formie adnotacji i są to między innymi:

• Dodatkowa informacja o podstawie prawnej – dodają ją tylko podatnicy zwolnieni z VAT. Na fakturze zwolnionej z VAT powinna znaleźć się podstawa prawna uprawniająca do zwolnienia. Takiej adnotacji nie muszą podawać zwolnieni ze względu na nieprzekraczanie limitu obrotu w wysokości 200 000 zł.
• Oznaczenie „faktura VAT RR” – adnotacja powinna być dodana przez nabywców towarów od rolników ryczałtowych.
• Adnotacja „odwrotne obciążenie” – odnosi się do dostaw towarów lub usług, gdzie obowiązek rozliczenia podatku VAT leży po stronie nabywcy, zapis ten stosuje się w odniesieniu do towarów wymienionych w załączniku 11 do ustawy o VAT.

• Adnotacja „metoda kasowa” – skierowana do małych podatników, którzy wybrali metodę kasową i zadeklarowali swój wybór na druku VAT-R w urzędzie skarbowym.
• Adnotacja „samofakturowanie” – dodawana jest na fakturze sprzedaży (lub otrzymanej dokumencie potwierdzającym otrzymanie zaliczki) przez nabywcę towarów lub usług w przypadku, gdy faktury wystawiane są w imieniu sprzedawcy.
• Adnotacja „procedura marży dla biur podróży” – powinna być dodana przy sprzedaży, w której podstawą jest procedura VAT marży, np. przy świadczeniu usług turystyki (w tym wypadku podstawą opodatkowania jest marża)^[3].
• Adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” – obowiązkowa przy sprzedaży na kwotę powyżej 15 000 zł brutto, zapis powinien być stosowany dla towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT^[5]
• Nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres – odnosi się do faktur dokumentujących dostawę towarów w trybie egzekucji, gdy faktury wystawiane są w imieniu dłużnika.
• Nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku – dodawana jest na fakturach wystawianych w imieniu podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego.
• Przebieg pojazdu lub liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu i datę dopuszczenia go do użytku – dotyczy faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu.
• Informacje o jednostce działającej w imieniu gminy jako odbiorca towarów lub usług – obowiązuje dla faktur dokumentujących wydatki urzędów obsługujących gminę, gdzie w pozycji nabywca widnieją dane gminy^[6].

Wprowadzone zmiany w VAT zniosły obowiązki dotyczące umieszczania niektórych określeń na fakturach. Używanie starych określeń nie jest błędne, ale nie jest też wymagane przez przepisy prawa. Zmiany w ustawie o VAT przyniosły znaczne ułatwienia dla przedsiębiorców w wystawianiu faktur, z których mogą swobodnie korzystać. Między innymi:

• Wyrażenie „faktura VAT” – wcześniej było obowiązkowe na fakturze, obecnie nie jest ono wymagane. Jeżeli faktura będzie posiadała wyżej wymienione elementy^[1], będzie uznana za prawidłową.
• Oznaczenie „kopia” i „oryginał” – wcześniej były obowiązkowe, obecnie te oznaczenia nie są wymagane na fakturze.
• Pieczątki firmowe i podpisy – wcześniej były obowiązkowe, obecnie nie ma potrzeby umieszczania podpisów i pieczątek na dole faktury.
• Wartość faktury wyrażona słownie – umieszczana zwyczajowo, jednak nie jest wymagana przepisami.
• Element obowiązkowych danych na fakturze „data sprzedaży” został zastąpiony przez „datę dokonania/zakończenia dostawy towarów”.
• Numer rejestracyjny pojazdu – wcześniej numer rejestracyjny pojazdu był obowiązkowy, obecnie nie jest wymagany^[3].

Faktura może zostać anulowana poprzez przekreślenie jej treści na obu egzemplarzach oraz dodanie do niej adnotacji o jej anulowaniu, zawierającej datę i podpis. Można to zrobić jedynie w przypadku, gdy faktura dotyczy transakcji niedokonanej i nie została jeszcze dostarczona do kontrahenta oraz nie została wprowadzona do obrotu prawnego. W każdym innym przypadku anulowanie faktury jest niemożliwe i jedynym rozwiązaniem prawnego umocowania zmian w kontrakcie lub transakcji, jest wystawienie korekty do faktury^[7].

Faktura elektroniczna (e-faktura) jest dokumentem zrównanym z fakturą papierową. Do końca 2013 r. obowiązywało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r. poz. 1528). Od 2014 przepisy o fakturze elektronicznej zawiera ustawa o VAT.

Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego faktura przesłana w formie elektronicznej, a następnie wydrukowana u odbiorcy nadal może być traktowana jako faktura tradycyjna (papierowa) i nie musi spełniać wymagań dla faktury elektronicznej^[8].

Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Akceptacja nie musi być zawarta w dokumentacji firmy, nie trzeba też o niej informować urzędu skarbowego^[9]. Opłacenie pierwszej e-faktury przez kontrahenta uznawane jest za wyrażenie zgody na elektroniczną wersję faktur. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do ich wystawiania. Podatnik traci prawo do stosowania faktur elektronicznych (w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury) od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Faktura pro forma – dokument będący zapowiedzią lub propozycją faktury (zwykle faktury VAT). Nie jest dokumentem księgowym.

Obowiązek dokumentacji operacji gospodarczych przy pomocy faktur definiuje ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570), która popularnie zwana jest ustawą o VAT.

Zasady wystawiania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979). Wcześniej zasady te regulowało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485). Jeszcze wcześniej zasady te zawierały przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360). Jeszcze wcześniej obowiązywało rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2008 r. nr 212, poz. 1337), które zastąpiło poprzednie, z dnia 25 maja 2005 (Dz.U. z 2005 r. nr 95, poz. 798). Rozporządzenie z 2005 r. było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 97, poz. 971).

Jest to dokument wystawiany na podstawie faktury pierwotnej, w przypadku zaginięcia lub zniszczenia dokumentu pierwotnego.

Duplikat faktury wystawiany jest na podstawie drugiego egzemplarza przekazanego do nabywcy lub za pośrednictwem programu online do wystawiania faktur. W przypadku rejestrowania faktur w programie online do wystawiania faktur istnieje możliwość pobrania duplikatu wystawionej faktury^[10].

Duplikat faktury wystawiany jest przez następujące podmioty^[11]:

1) podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia, wystawia ponownie fakturę:

• a) na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika,
• b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy;

2) nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1 lub art. 106k ust. 1, wystawia ponownie fakturę:

• a) na wniosek podatnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy,
• b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;

3) podmiot, o którym mowa w art. 106c, wystawia ponownie fakturę:

• a) na wniosek nabywcy lub dłużnika – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu tego podmiotu,
• b) zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika.

Według ustawy o podatku od towarów i usług duplikat faktury obowiązkowo zawiera:

„Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz «DUPLIKAT» oraz datę jej wystawienia.”

• e-faktura
• Faktura zaliczkowa
• Faktura uproszczona